CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTICULO 1. Las presentes Normas tienen como objetivo, reglamentar la administración de los créditos presupuestarios asignados a las Unidades Ejecutoras, por la vía del presupuesto Ordinario, la de Ingresos propios y las Donaciones en efectivo recibidas por la Universidad y las derivadas de convenios, para apoyar el cumplimiento de los objetivos y metas prevista en los programas respectivos.
ARTICULO 2. A los efectos de estas Normas se considera Unidades Ejecutoras a las dependencias universitarias encargadas de ejecutar los Créditos Presupuestarios asignados en el Presupuesto Ordinario de la Universidad.
ARTICULO 3. A los efectos de estas Normas, se considera Cuentadante a los responsables de las Unidades Ejecutoras y a los Coordinadores de Programas Especiales, a quienes se les asignen Créditos Presupuestarios. El Cuentadante, tendrá la facultad para autorizar gastos y la obligación de rendir cuenta de los adelantos de recurso financieros.
CAPÍTULO II
DE LA RESPONSABILIDAD
ARTICULO 4. La Dirección de Programación y Presupuesto comunicará por escrito a las Unidades Ejecutoras la asignación de los créditos Presupuestarios; así como el estado mensual de la ejecución presupuestaria.
ARTICULO 5. El Vicerrectorado Administrativo, a través de la Dirección de Finanzas y de Programación y Presupuesto, elaborará el Plan de Ejecución que regirá para el ejercicio fiscal, basado en el Presupuesto Anual de Rentas y Gastos aprobado por el Consejo Universitario. Igualmente informará a las Unidades Ejecutoras y la Contraloría sobre el mencionado Plan.
ARTICULO 6. El Cuentadante es responsable, a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, o de quien haga sus veces, de la Administración de Créditos Presupuestarios.
ARTICULO 7. La Unidad de Apoyo Administrativo, o quien haga sus veces, es responsable del control y registro de los Adelantos de Recursos Financieros. En tal sentido debe:
a) Velar por el cumplimiento de todas las normas administrativas.
b) reparar todas las solicitudes relacionadas con la Administración de los créditos Presupuestarios de la Unidad Ejecutora.
c) Ejecutar los pagos.
d) Manejar el efectivo.
e) Llevar los registros correspondientes.
f) Controlar todos los recursos financieros que ingresen a la Unidad Ejecutora.
CAPITULO III
DE LA EJECUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
ARTICULO 8 La ejecución de créditos Presupuestarios se realizará mediante pagos directos por la Tesorería de la Universidad y/o adelantos de recursos financieros, con las modalidades de Fondos de Trabajo o Anticipos.
PARAGRAFO ÚNICO: La modalidad de anticipos se utilizará solamente para los adelantos de recursos financieros respaldados por la generación de ingresos propios y Comodato ULA-MARNR-ESTACIONES EXPERIMENTALES.
ARTICULO 9 Las solicitudes y rendiciones de los adelantos de recursos financieros deben ser conformados por el Cuentadante y el Administrador, o quien haga sus veces.
PARAGRAFO ÚNICO: La conformación de cualquier pago indebido observado por la Contraloría Interna, será de la exclusiva responsabilidad de quien imparta tal conformidad, y dará lugar a la apertura de una cuenta por cobrar por parte del Departamento de Contabilidad, hasta tanto se produzca el reintegro correspondiente.
ARTICULO 10 Los adelantos de recursos financieros deben ser manejados a través de cuentas bancarias, mediante firmas mancomunadas del Administrador, o quien haga sus veces, y del Cuentadante o de cualquier otro funcionario autorizado por éste.
PARAGRAFO PRIMERO: Las dependencias, que por la baja asignación de los adelantos de recursos financieros no puedan utilizar las Cuentas Bancarias, harán su manejo en efectivo según la modalidad de Caja Chica.
PARAGRAFO SEGUNDO: La unidad de Apoyo Administrativo, o quien haga sus veces, sólo debe tener una cuenta bancaria para Fondos de Trabajo, otra para Ingresos Propios, Aportes Especiales y Donaciones.
PARAGRAFO TERCERO: En caso de requerirse una cuenta bancaria adicional deberá solicitarse con justificación a la Dirección de Finanzas quien remitará la solicitud al Vicerrector Administrativo para su autirización .
ARTICULO 11 La apertura de la cuenta bancaria debe ser solicitada por el Cuentadante al Vicerrector Administrativo, a través de la Dirección Finanzas.
PARAGRAFO UNICO: El Cuentadante, a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, podrá cambiar de Institución Bancaria cuando lo estime necesario para lo cual debe proceder a cerrar la cuenta bancaria anterior y solicitar la apertura de la nueva, de acuerdo a lo establecido en el presente artículo.
ARTICULO 12 La Unidad de Apoyo Administrativo, o quien haga sus veces, deberá conciliar mensualmente las Cuentas Bancarias y remitir dichas conciliaciones a la contraloría Interna y copia de la conciliación y el original del estado de cuenta bancaria a la Contraloría General de la República cuando ésta lo requiera.
ARTICULO 13 Los funcionarios responsables del manejo de los recursos financieros deben estar amparados por la Fianza de Fidelidad correspondiente y su firma registrada ante la Tesorería de la Universidad y la Contraloría Interna .
CAPÍTULO IV
DE LOS FONDOS DE TRABAJO
ARTICULO 14 Para la ejecución de los Créditos Presupuestarios, por partidas, se estáblece el Fondo de Trabajo como mecanismo que permite la rápida adquisición de los bienes y servicios que correspondan a cada partida.
ARTICULO 15 La Unidad de Apoyo Administrativo, una vez conocida la asignación Presupuestaria para el ejercicio fiscal y con autorización del Cuentadante, tramitará ante la Dirección de Programación y Presupuesto los Apartados Presupuestarios sobre compromisos referidos a contratos y convenios que deben ser cancelados por la Administración Central.
ARTICULO 16 La Dirección de Programación y Presupuesto, una vez conocidos los Apartados Presupuestarios, determinará el monto de los Fondos de Trabajo y su distribución por porciones, e informará a la Dirección de Finanzas, a las Unidades Ejecutoras y a la contraloría interna.
ARTICULO 17 La Unidad de Apoyo Administrativo, o quien haga sus veces, una vez conocidas las porciones del Fondo de Trabajo y autorizada por el Cuentadante, tramitará ante la Unidad de Control Presupuestario la apertura del Fondo de Trabajo.
ARTICULO 18 El Cuentadante autorizará al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, o quien haga sus veces, la adquisición de bienes y servicios de conformidad a la disponibilidad presupuestaria.
ARTICULO 19 Corresponde al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo o quien haga su veces, la ejecución de las solicitudes de gastos, autorizadas por el Cuentadante en un todo de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes.
ARTICULO 20 Las solicitudes de las porciones del Fondo de Trabajo se harán ante la Dirección de Programación y Presupuesto, a través de la Unidad de Control Presupuestario, en las fechas establecidad por ésta, siendo requisitos indispensables haber rendido cuenta de al menos el sesenta por ciento (60%) de los recursos financieros recibidos y haber cumplido con lo establecido en el Articulo 28º literal a) de estas Normas.
ARTICULO 21 Aquellas dependencias que requieran adelantar alguna porción del Fondo de Trabajo deberán solicitarlo ante la Unidad de Control Presupuestario, anexando la respectiva justificación y haber rendido cuenta de conformidad al artículo anterior.
CAPITULO V
DE LA CAJA CHICA ARTICULO 22 El Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, o quien haga sus veces, con el fin de cubrir en efectivo aquellos gastos menores, podrá establecer un fondo de Caja Chica, con un monto máximo por partida de dos (2) salarios mínimos urbanos, de común acuerdo con el cuentadante.
ARTICULO 23 Con el Fondo de Caja Chica no podrán hacerse pagos mayores del cincuenta por ciento (50%) de un (1) salarios mínimo urbano. Cada pago estará respaldado por la factura correspondiente, salvo para aquellos gastos menudos hasta un máximo del dos por ciento (2%) de un salario mínimo urbano, cuyas facturas sean difíciles de conseguir.
PARAGRAFO PRIMERO: Los recursos de la Caja Chica deben usarse exclusivamente pàra gastos de funcionamiento (Partidas 4.02 y 4.03). Por lo tanto, deberá cancelar Gastos de Personal, de Capitalización, y de Transferencias.
PARAGRAFO SEGUNDO: No se podrá cambiar ni emitir cheques con los Fondos de Caja Chica.
ARTICULO 24 La Unidad de Apoyo Administrativo, o quien haga su veces establecerá los registros que permitan el control del Fondo de Caja Chica y deberá mensualmente el arqueo físico.
ARTICULO 25 La reposición del Fondo de Caja Chica se hará cuando se haya ejecutado por lo menos el sesenta por ciento (60%) del mismo. Este Fondo deberá estar rendido en su tatalidad al cierre del Ejercicio.
ARTICULO 26 Se crea en la Dirección de Finanzas el Fondo Especial, para realizar pagos en efectivo, por la cantidad de quince (15) salarios mínimos urbano. Dicho Fondo estará destinado a efectuar cancelaciones cuyos montos no excedan del veinte por ciento (20%) de un salario mínimo urbano. No podrá ser utilizado para efectuar pago de proveedores, Fondos de Trabajo y/o Anticipos.
PARAGRAFO UNICO: Corresponde al Director de Finanzas autirizar el aumento del Fondo Especial de esa Dirección, de acuerdo al volumen de pago. Del aumento se informará oportunamente a la contraloría Interna y a la Contraloría General de la República..
CAPÍTULO VI
DE LAS RENDICIONES DE CUENTA
ARTICULO 27 Para el inicio de la Ejecución Presupuestaria de un Ejercicio Fiscal, las Unidades Ejecutoras deben haber rendido todas las cuentas de los Fondos de Trabajo, Adelantos y/o Anticipos del Ejercicio Fiscal anterior.
ARTICULO 28 Las rendiciones de cuentas de los Adelantos de Recursos Financieros (Fondos de Trabajo, y Anticipos) se regirán por la forma siguiente:
a) En los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, deberán rendirse los gastos efectuados en el mes anterior, por ante la Unidad de Control Presupuestaria , a excepción de lo establecido en el literal b) de este mismo artículo.
b) Al final del Ejercicio Fiscal y en un todo de acuerdo con el cronograma establecido por el Vicerrector Administrativo, las Unidades Ejecutoras deberán: Reintegrar a la Tesorería Central de la Universidad los recursos financieros no ejecutados o depositarlos en la cuenta bancaria que la Dirección de Finanazas habílite a tal efecto. Enviar a la Unidad de Control Presupuestario las rendiciones de cuenta indicando los gastos efectuados y el reintegro realizado a la Tesorería Central.
c) Al final del Ejercicio Fiscal las Unidades Ejecutoras deberán enviar a la unidad de Control Presupuestario en formatos establecidos para tal fin, los apartados presupuestario de los compromisos en trámite establecidos en efecto.
ARTICULO 29 Las Unidades de Apoyo Administrativo establecerán los Sistemas Contable, Patrimonial y Presupuestarios, que permitan el control de los Créditos Presupuestarios y Recursos Financieros, en un todo de acuerdo con las normas establecidas por la Contraloría General de la República y la Interna de la Institución . En tal sentido, deberán mantener como mínimo, los siguientes registros.
a) De Control Presupuestario.
b) De Transacciones Financieras.
c) De Bancos.
d) De Control de Ingresos Propios.
e) De Control de los Aportes Especiales.
f) De Control de las Donaciones recibidas.
g) De Control de Valores.
h) De Auxiliares para cada Fondo de Trabajo y/o Anticipo.
ARTICULO 30 Los comprobantes de la rendición de cuentas, deben ser originales, y cumplir con los sigueintes requisitos.
a) Razón Social, o en su defecto, nombre de la persona natural, del proveedor o beneficiario.
b) Número de Registro de Informacion Fiscal (RIF) o cédula de identidad
c) Número de la factura
d) Lugar y fecha de la operación
e) Indicación de la Dependencia que adquiere el bien, o recibe el servicio
f) Cantidad del bien por concepto g) Costo Unitario por concepto
h) Importe total por concepto
i) Importe total de la factura
j) Estar escrito en forma clara y uniforme
k) El comprobante debe ser cancelado por el proveedor
l) La fecha de los comprobantes deben corresponder al Ejercicio Fiscal en ejecución
m) Los comprobantes no deben tener enmiendas
n) La fecha del cheque debe ser posterior o igual a la fecha de la factura o recibo
ñ) La fecha de la Nota de Pedido Orden de Compra u Orden de Servicio debe ser anterior o igual a la fecha de la factura o recibo
o) Los demás datos, que de acuerdo con el concepto del gasto, se requieran para describir con precisión la operación realizada.
p) Cuando se adquieran bienes capitalizables, debe indicarse en la factura el número de registro de inventario
q) La factura que ampare reparaciones de bienes muebles debe llevar el número de registro de inventario
ARTICULO 31 Los comprobantes que amparan adquisición de bienes o servicios deberán ser firmados por el receptor de los mismos, en señal de conformidad. Asimismo, la Unidad de Apoyo Administrativo deberá estampar el sello cuya leyenda se indica a continuación.
CAPÍTULO VII
DE LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
ARTICULO 32 La adquisición de bienes y servicios se hará de conformidad con el Reglamento para la Contratación de Obras y la Adquisición de Bienes, Insumos y Servicios vigente en la Universidad.
ARTICULO 33 Las Unidades Ejecutoras darán prioridad a la Proveeduría, Talleres Gráficos y Dependencias Universitarias, para la adquisición de bienes, insumos y servicios; de no ser posible, podrán hacerlo a los proveedores externos de la Institución .
ARTICULO 34 La Cancelacion de gastos por Adquisición de bienes y Servicios prestados entre Dependencias Universitarias, deberá realizarse a través de los traslados Presupuestarios, de acuerdo al Reglamento vigente.
ARTICULO 35 Los gastos por concepto de pago se servicios profesionales y técnicos, prestados por personas naturales o jurídicas, deberán estar autorizados previamente por el Rector y los gastos por concepto de relaciones sociales, deberán tener autorización previa del Vicerrector Administrativo en los casos que no colidan con las Normas de Austeridad para las Universidades Nacionales.
CAPÍTULO VIII
DE LOS INGRESOS PROPIOS ARTICULO 36 Se consideran Ingresos Propios, a los efectos de estas Normas, los recursos financieros provenientes de: a) Los derivados de la prestación de servicios y/o de la producción de bienes, por parte de las dependencias universitarias, a terceras personas. b) Los dividendos, utilidades y en general cualquier beneficio en efectivo, que provenga de la participación de la Universidad con asociaciones, empresas, compañias o entes privados. c) Los intereses ganados por colocación de recursos financieros.
ARTICULO 37 Las Unidades Ejecutoras que generan ingresos propios harán uso de los mismos en las actividades propias de las dependencias para apoyar el desarrollo y ejecución de sus actividades, en un todo de acuerdo a la normativa administrativa existente para tal fin.
ARTICULO 38 Ingresos Propios generados por las dependencias universitaris deben ser depositados en cuentas bancarias, autorizadas por el Vicerrector Administrativo.
ARTICULO 39 Los Créditos Presupuestarios provenientes de Ingresos Propios serán asignados al Programa de Fomento y su ejecución se imputará de acuerdo a la naturaleza del Gasto en la Dependencia que lo ocasione.
ARTICULO 40 Los Cuentadantes de unidades Generadoras de Ingresos Propios, una vez depositados éstos en las cuentas bancarias respectivas y notificada la Tesorería de la Universidad, autorizarán los gastos que estimen pertinentes.
ARTICULO 41 Se establece el Articipo como mecanismo para administrar los Ingresos Propios, objeto de permitir la rápida ejecución del gasto.
ARTICULO 42 Las Unidades Generadoras de Ingresos Propios deben llevar por separado un registro contable y presupuestario sobre los mismos.
ARTICULO 43 Las Unidades Ejecutoras rendirán mensulamente, ante la Unidad de Control Presupuestario, los gastos referidos a los Ingresos Propios, según el Articulo 28º literal a) de estas Normas.
ARTICULO 44 Los Ingresos Propios recaudados por los funcionarios autorizados, deberán ser depositados en efectivo y/o Cheque de Gerencia en las cuentas bancarias el sigueinte dia habil de su recepción; igualmente deberá notificarse a la Tesorería de la Universidad dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al depósito correspondiente.
ARTICULO 45 Los funcionarios autorizados para recaudar ingresos, deberán estar amparados por una póliza de fidelidad la cual será determinada por la Universidad.
PARAGRAFO UNICO: Cuando las dependencias universitarias tengan varios recaudadores, éstos deberán consignar diariamente el efectivo recaudado a la Administración Sectorial.
ARTICULO 46 Queda excluido de la aplicación del presente Reglamento, todo lo relacionado con la distribución de los ingresos propios y la participación porcentual de quienes contribuyen en la generación de los mismos.
CAPÍTULO IX
DE LOS APORTES ESPECIALES
ARTICULO 47 Se consideran Aportes Especiales, a los efectos de estas Normas, todos aquellos recursos financieros suministrados a la Universidad por organismos públicos o privados, a través de su personal profesional, técnico o de investigación en forma individual o constituido en equipo, destinados a la adquisición de bienes muebles o al financiamiento de obras de infra-estructura, programas o proyectos determinados.
ARTICULO 48 Los responsables de manejar los Aportes Especiales deberán regirse conforme a lo establecido en las presentes Normas en lo referente a Ingresos Propios.
ARTICULO 49 Las dependencias universitarias que reciban una oferta de Aportes Especiales, deberán someterla a consideración del Consejo Universitario a través Decano o Autoridad de adscripción que les corresponda.
ARTICULO 50 Los funcionarios autorizados para recaudar los Aportes Especiales, a través de la Unidad de Apoyo Administrativo depositarán en la cuenta bancaria de ingresos, la totalidad de la recaudación y notificará a la Tesorería de la Universidad.
PARAGRAFO UNICO: Los aportes en bienes muebles e inmuebles se regirán por lo establecido en el Reglamento de Inventario.
ARTICULO 51 Los recursos provenientes de Aportes Especiales serán administrados por las dependencias universitarias, a través de las Unidades de Apoyo Administrativo.
ARTICULO 52 Los cheques por concepto de Aportes Especiales deben ser emitidos a nombre de la Universidad de los Andes con la leyenda "NO ENDOSABLE" o de acuerdo a lo que establezca el convenio suscrito.
ARTICULO 53 Los responsables de manejar los Aportes Especiales deberán regirse confome a lo establecido en las presentes Normas en lo referente a Ingresos Propios. Cuando estos estén sujetos a rendición ante el aportante, la Unidad Ejecutora deberá informar a la Contraloría Interna con las copias de la rendición firmadas por el Cuentadante y el Administrador y debidamente sellada.
CAPÍTULO X
DE LAS DONACIONES ARTICULO 54 A los efectos de estas Normas, se consideran DONACIONES todos aquellos recursos financieros que reciba la institución de personas naturales o jurídicas, sin condicionamiento ni sujetas a rendición al ente donante.
ARTICULO 55 Las Donaciones deberán ser sometidas para su aprobación al Consejo Universitario a través del Rector de la Universidad.
PARAGRAFO UNICO: Las donaciones de bienes muebles e inmuebles, se regirán por lo establecio en el Reglamento de Inventario.
ARTICULO 56 Las Donaciones se recaudarán a través de la Dirección de Finanzas o en la cuenta bancaria destinada para Ingresos Propios de la Dependencia, quien participará de acuerdo al procedimiento establecido, a la Dirección de Programación y Presupuesto para la distribución presupuestaria respectiva.
ARTICULO 57 La Dirección de Programación y Presupuesto deberá ejecutar los trámites necesarios para realizar los ajustes presupuestarios que correspondan, de acuerdo a los lineamientos de las Autoridades Universitarias.
ARTICULO 58 Las Unidades de Apoyo Administrativo deberan infomar ante la Dirección de Finanzas y Programación y Presupuesto el uso y destino de las Donaciones , mediante una programación de la utilización de estos recursos.
ARTICULO 59 Los responsables de manejar las Donaciones deberán regirse conforme a lo establecido en el presente reglamento en lo referente a Ingresos Propios.
CAPÍTULO XI
DEL CIERRE DEL EJERCICIO FISCAL
ARTICULO 60 La Dirección de Programación y Presupuesto elaborará anualmente el "Instructivo para el Cierre del Ejercicio Fiscal", en el cual se indicarán los lapsos cuando deben rendirse las cuentas, registrar los compromisos y realizar pagos por tesorería.
ARTICULO 61 Las Unidadesde Apoyo Administrativo son responsables de tramitar, ante la Unidad de Control Presupuestario, el registro de los compromisos pendientes de pago al Cierre del Ejercicio Fiscal.
PARAGRAFO UNICO: La Universidad sólo reconocerá a las Unidades Ejecutoras aquellos compromisos legalmente adquiridos pendientes de pago, si para el momento del Cierre del Ejercicio Fiscal, los mismos han sido tramitados ante la Unidad de Control Presupuestario, según lo establecido en las presentes Normas.
ARTICULO 62 Lo no previsto en estas Normas será decidiopor el Vicerrector Administrativo.
ARTICULO 63 Quedan sin efecto la "Reforma parcial de las Normas para la Administración de Créditos Presupuestarios" aprobadas el veintiseis de septiembre de mil novecientos ochenta y nueve y aquellas disposiciones que colidan con las presentes Normas. Dado, sellado, firmado y refrendado en el Salón de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad de los Andes, a los dieciocho días del mes de mayo de mil novecientos noventa y cuatro.
21/04/96 10:53